Ob als App, E-Book oder Datenbankzugang – Verlagscontent wird heute schneller, situationsbezogener und in unterschiedlichsten, den individuellen Kundenbedürfnissen entsprechenden Formaten nachgefragt. Verlage stehen damit vor der Herausforderung, neue und flexiblere Workflows zu definieren. Was sind die ie Vorteile von Standard-Workflows in Verlagen.
1) Verlagsportfolios heute sind sehr viel heterogener als noch vor einigen Jahren und beinhalten in vielen Häusern auch mobile, digitale und multimediale Produkte. Kann vor diesem Hintergrund noch ein Standard-Workflow für die Herstellung von Verlagsprodukten definiert werden?
Genau aus diesem Grund brauchen Verlage standardisierte und deshalb zuverlässige Verfahren, um ihren Aufwand auf die wesentlichen Felder konzentrieren zu können, die ihr Geschäftsmodell und damit ihre jeweiligen Marktbezüge – auf zunehmend individueller Ebene – ausmacht und ihr Angebot so von anderen deutlich unterscheidet. Wenn wir standardisierte Verfahren zur Beschreibung der Workflows benutzen, heißt das nicht, dass die Workflows als solche komplett vereinheitlicht werden. Es bedeutet, dass ein Workflowschritt – egal an welcher Stelle er sich im „Flow“ befindet (mal vorne, mal weiter hinten, oder auch mehrfach) – stets identisch abläuft bzw. in denselben Kategorien hinterfragt wird.
2) Was zeichnet einen solchen Standard-Workflow aus?
Ein solcher Standard-Workflow besteht aus vordefinierten Bausteinen, den Standardworkflow-Elementen der Werkstatt Herstellung, die jederzeit neu kombiniert werden können und doch in sich stets die definierten Ergebnisse liefert.
HvB: Es zeichnet ihn aus, dass er in jeder Publishing-Umgebung zu den angestrebten Ergebnisse führt, wenn das Unternehmen seine Prozesse strikt darauf aufbaut.
3) Lässt ein Standard-Workflow sich sowohl auf kleine als auch auf große Verlagshäuser, auf Publikums- wie Fachverlage übertragen?
Ein Standardworkflow, der sehr spezifisch auf einen individuellen Verlag abgestimmt wurde, lässt sich nicht mehr ohne weiteres auf einen anderen übertragen. Die Idee der Standardisierung liegt darin, die verlagstypischen Arbeitsschritte einzeln zu standardisieren und immer wieder neu zusammenzusetzen und immer wieder aufs Neue individuell einzusetzen – z. B. als Benchmark.
4) Was sind Ihrer Meinung nach heute die größten Herausforderungen bei der Optimierung von Prozessen?
Durch die Vielfalt an Produktformen und damit auch an Workflows, die ein Verlag heute beherrschen muss, ist es wichtig, die Workflows so überschaubar und kontrollierbar, aber auch so flexibel auf spontane Anforderungen hin anpassbar zu gestalten, dass sie Transparenz und Steuerbarkeit in die heterogenen Abläufe bringen. Dass man in der jeweiligen Umgebung die Vorstellung auf den Prüfstand stellen muss, man sei per se anders als andere, vergleichbare Unternehmen und müsse deshalb andere Prozesse haben, ist auch eine solche Herausforderung. Abweichende Geschäftsmodelle folgen aber nicht aus nicht standardisierten Abläufen, sondern aus spezifischen Marktbezügen. Diese Marktbezüge können durch standardisierte Verfahren zuverlässig wahrgenommen und adressiert werden, ohne unnötigen Aufwand treiben zu müssen, der einen heutzutage umbringen kann.
5) In welchen Abständen muss der Workflow überprüft / optimiert / angepasst werden?
Man sollte das kontinuierlich tun und selbst unaufwendige Methoden entwickeln, um in Perioden von 6 oder 12 Monaten einen kritischen Blick auf den Status quo werfen zu können, ohne unnötig Aufwand zu treiben. Wenn allerdings Änderungen im Geschäftsmodell bzw. den Marktbezügen notwendig sind, erfordert das sicher unmittelbar eine Überprüfung bestehender Abläufe.
6) Welche Anwendungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten bietet ein Standard-Workflow?
Die wichtigste Option besteht mit Sicherheit darin, neue Geschäftsfelder gezielt und sicher adressieren zu können. Dazu sollte man aber in der Nutzung von Standards möglichst schon Erfahrung mit den vorhandenen Abläufen gesammelt haben. Dann kann man sich auf sein eigenes, entwickeltes Verständnis bei der Analyse verlassen.
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