Virtuos virtuell führen

Ein Beitrag von Christian Thiele, Experte für Virtuelles Führen und Trainer der Akademie

„Virtuell Führen“, das bedeutet so viel mehr als nur die „richtigen“ technischen Tools an der Hand zu haben. Mindestens genauso wichtig ist es nämlich, fundiert zu kommunizieren und zu motivieren. 12 Tipps dazu gibt es hier:

1. Die Herausforderung sehen und verstehen

Kooperation und Kollaboration per Remote kann eine riesige Chance sein, sie kann Effizienzgewinne und Freiheitsgrade mit sich bringen – wenn sie funktioniert. Und gleichzeitig gibt es da die Herausforderung, das merkt ja quasi jeder in diesen Tagen: Die Schriftlichkeit, die mediale Vermittlung, aber auch die Isolation machen die Zusammenarbeit erstmal schwieriger. Kommunizieren Sie die Herausforderung – und passen Sie die Erwartungen an die neue Situation entsprechend an.

2. Priorisieren – und Posteriorisieren

Machen Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitern klar: Was ist jetzt wirklich wichtig, worauf wollen wir Aufmerksamkeit und Energie fokussieren? Und worauf nicht? Letzteres wird gerne vergessen.

3. Tooltaktik klären

Welches Tool wofür geeignet ist – darüber wird jetzt viel Gutes und Wichtiges geschrieben. Von den Führungskräften, mit denen ich zu tun habe, erfahre ich aber: Es geht häufig gar nicht so sehr um Zoom oder GoTo oder Skype – sondern mehr darum, wie mit welcher Plattform umgegangen wird. Was wird über welchen Kanal kommuniziert, bearbeitet, ausgetauscht? Nehmen Sie sich Zeit, diese Fragen mit dem Team zu klären oder vom Team klären zu lassen. Und halten Sie die Vereinbarungen in Guidelines fest – die immer mal wieder zu aktualisieren sind.

4. Video statt Mailefon

Vermeiden Sie mediale Monokultur, vor allem per Mail und per Telefon. Denn in der Gestik, Mimik und dem Ton unserer Aussagen steckt viel mehr Inhalt als nur Zahlen, Daten, Fakten. Kommunizieren Sie immer mal wieder auf „reicheren“ Kanälen, also mit Videobotschaften oder per Videocall – dann bekommt man mehr voneinander mit, von den Zwischen- und Untertönen. Besonders wichtig in Zeiten des Social Distancing.

5. Loben, Danke sagen

Wertschätzung schafft Wertschätzung, gerade jetzt. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Mitarbeiter, welche Sorgen sie haben mögen, berechtigte und unberechtigte – um die Familie, die eigene Gesundheit, den Kredit, die Zukunft des Unternehmens, whatever. Und bedanken Sie sich für das Geleistete, verschleudern Sie Anerkennung geradezu!

6. Erfolge feiern

Was ist trotz oder vielleicht gerade wegen Corona geschafft und erreicht worden? Welche weichen und welche harten Fakten gibt es zu feiern? Wir alle brauchen in diesen Zeiten eher mehr als weniger gute Nachrichten – finden Sie sie und verbreiten Sie sie!

7. Konflikte klären

Die virtuelle Kooperation und Kollaboration mit ihrer Schriftlichkeit, ihrer Distanz und gerade unter den jetzigen Krisenvorzeichen lässt Konflikte zunächst unter der Decke schlummern – früher oder später kommen sie dafür umso virulenter auf. Schaffen Sie Bewusstsein dafür! Üben Sie Kritik und Verärgerung lieber per Videokonferenz als per Mail – und ermuntern Sie auch andere dazu. Bieten Sie sich als Schiedsrichter an – und engagieren Sie notfalls einen Coach oder Mediator, das geht auch virtuell.

8. Meetings mit Ziel, Zug, Agenda

Viele Meetings, egal ob virtuell oder in Präsenz, scheitern an einer Mischung aus zu viel, zu wenig und zu schlecht: zu vielen Menschen, zu viel Zeit, zu wenig Vorbereitung, zu wenig Moderation, zu schlechte Technik etc. Hier die wichtigsten Fragen zur Vorbereitung, Leitung und Planung von Meetings:

Vorbereiten

• Was soll das Meeting erreichen?
• Wer muss dabei sein? Wer muss wirklich dabei sein? Wer muss unbedingt dabei sein?
• Was braucht es an Technik?
• Wann ist ein günstiger Zeitpunkt für die oder die meisten Beteiligten?
• Reichen 20-30 Minuten? Länger als 50-60 Minuten ist kein Meeting effizient, zumindest nicht ohne Pause – virtuell erst recht nicht.
• Wer soll moderieren?
• Gibt es hausinterne Regeln zur Meeting-Etikette (pünktliche Einwahl, Monotasking etc.)?
• Wie und von wem werden diese bekannt gemacht und in Erinnerung gerufen?

Leiten

• Was ist gut gelaufen seit dem letzten Meeting (zum Start)?
• Wie können möglichst alle Beteiligten einbezogen werden (zum Beispiel durch eine Abfragerunde, durch Votings über Mentimeter, durch Google-Dokumente für alle oder in Breakout-Rooms etc.)?
• Wie lange kann die Führungskraft den Mund halten, wenn es um wirkliche Meinungsvielfalt geht? Dann wäre je länger desto besser.

Nacharbeiten

• Wurden klare Wer-Wann-Wies beschlossen und festgehalten? „Bald“ ist kein Termin, „jemand“ kein Vorname!
• Gibt es eine Abfrage über das, was gut lief in dem Meeting, und was beim nächsten Mal besser laufen sollte?
• Wer sorgt dafür, dass die Anregungen auch umgesetzt werden?

9. Persönliches priorisieren

Kaffeeklatsch ist ein Produktivitätsfaktor – gerade jetzt! Urlaubspläne oder -erinnerungen, Kochrezepte, Familienfotos, Homeoffice-Hacks austauschen, Geburtstage feiern, Pizzaparty – das geht auch per Videokonferenz. Oder in eigenem Kanal auf Slack oder Yammer. Oder in einer Wall of Fame im Intranet. Oder bei Feierabendbieren per Zoom. Oder oder oder.

10. Puls fühlen

Mentimeter, Yammer, Doodle und und und: Es gibt großartige, anonyme Tools, um Ihren Mitarbeitern den Puls zu fühlen, wie es gerade läuft, wie es ihnen gerade geht. Nutzen Sie diese, probieren Sie diese aus.

11. Pausen machen

Anfänger ackern durch, Profis pausieren. Schalten Sie auch mal ab, ermuntern Sie zum Abschalten und zu Schonzeiten! Sie müssen nicht 24/7 erreichbar sein und sollten das auch von niemandem erwarten. Vielleicht machen ja jetzt Erreichbarkeits- und Nichterreichbarkeitsregeln in Ihrem Team besonders Sinn, mit speziellen Icons im Firmenchat?

12. Einzelgespräche führen

Und Achtung: Die Extrovertierten, Lustigen, Lauten sind nicht zwangsläufig jene, denen es in dieser Situation tatsächlich auch am besten geht. Sie leiden vielleicht sogar mehr unter der Isolation als die eh Zurückgezogeneren. Gehen Sie auf diese besonders zu, am besten auch in Einzelcalls oder -gesprächen.

Und ganz konkret?

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