Was macht ein Instagram Manager?

1.

Du arbeitest als Beraterin und Trainerin für Instagram Management. Wie entwickelst du konkret Ideen für neuen Content für Instagram?

Meine Ideen entstehen auf ganz unterschiedliche Weise – oft mitten im Alltag! Ich beobachte Social Media-Trends und speichere inspirierende Reels oder Posts. Unverzichtbar ist dafür meine Notizen-App auf dem Smartphone! Dort sammle ich alle Ideen, Textfragmente und Inspirationen. Viele Impulse kommen direkt aus meiner Community oder aus Fragen, die mir in meinen Kursen gestellt werden.
Ich arbeite auch gern mit Ideensammlungen, wie einem Whiteboard, Audios oder Themen-Cluster, die ich später in einen Redaktionsplan überführe. So habe ich immer einen Überblick darüber, welche Inhalte für die nächsten Tage oder Monate infrage kommen. Außerdem experimentiere ich selbst viel mit Formaten, Reels und Tools und übernehme die besten Erkenntnisse in meine Beratung. So kann ich meinen Kundinnen und Kunden zeigen, was funktioniert und was sich mit welchen Aufwänden weiterentwickeln lässt.
Für viele meiner Kundinnen und Kunden, aktuell vor allem in den Bereichen Bildung, Medien, Kultur und öffentliche Verwaltung, ist Instagram ein ganz zentraler Kanal. Dort lassen sich Geschichten lebendig erzählen, Inhalte zugänglich vermitteln und eine loyale Community aufbauen. LinkedIn ist beruflich wichtig, TikTok ist schnell und trendgetrieben, aber Instagram bleibt die Plattform, auf der sich visuelles Storytelling und Community-Engagement am besten verbinden lassen. Wobei Reels enorm an Bedeutung gewonnen haben. Sie sorgen für Reichweite und geben individuelle Einblicke in die Marke.

2.

Welche Fragen bekommst du von Instagram-Verantwortlichen am häufigsten gestellt?

Viele möchten wissen: „Wie oft und wann sollen wir posten?“. Hinter dieser Frage steckt oft der Wunsch nach einer klaren Regel oder einem Erfolgsmuster. Ich rate, sich von diesem Druck zu lösen. Ein guter Beitrag entsteht nicht aus Zwang, sondern aus einer klaren Idee, die zum eigenen Ziel und zur Zielgruppe passt. Besser seltener posten, aber dafür mit Kreativität, Elan und einem klaren Mehrwert!
Oft geht es auch um Reichweite: „Warum wächst unser Account nicht schneller?“. Da hilft es, sich bewusst zu machen, dass Reichweite nicht der einzige Erfolgsfaktor ist. Sichtbarkeit entsteht vor allem durch relevanten Content und aktives Community Management! Und natürlich tauchen immer praktische Fragen auf: „Welches Equipment brauche ich?“. Ich zeige dann im Training, dass es oft gar nicht viel braucht: Ein Smartphone, eine gut sortierte Notizen-App, ein einfaches Videoschnittprogramm und ein klares Konzept reichen in vielen Fällen aus. Das nimmt Druck raus, denn: Instagram kann auch leicht sein, wenn man es sich leicht macht.

3.

Welche Rolle spielt strategisches Denken im beruflichen Alltag von Instagram Managern?

Für Instagram Managerinnen und Manager ist strategisches Denken fast wie ein innerer Kompass. Ohne diese Orientierung fühlt es sich sehr schnell so an, als würde man einfach irgendetwas posten. Und genau das führt zu Unsicherheit, Zeitdruck und Frustration. Eine Strategie hingegen gibt Struktur, Fokus und ein klares Zielbild.
Eine gute Instagram-Strategie besteht für mich aus fünf Bausteinen: Ziele, Zielgruppen, Personas, Botschaften und klar definierte Formate. Sie hilft dabei, dass Instagram-Verantwortliche genau wissen, warum sie etwas tun und Instagram nicht als Einzelkanal, sondern als Teil der Gesamtkommunikation betrachten. Wenn klar ist, wofür der Kanal steht, wie er klingt und welche Geschichten dort erzählt werden sollen, fällt die Umsetzung deutlich leichter. Mit der richtigen strategischen Basis werden Teams kreativer, mutiger und arbeiten effizienter. Gerade in stressigen Phasen ist eine ausgearbeitete Instagram-Strategie wie ein stabiler Anker in der schnelllebigen Social Media-Welt.

4.

Auf welche (KI-)Tools möchtest du in deinem Instagram-Alltag nicht mehr verzichten?

Da gibt es einige Tools! Für visuelle Inhalte arbeite ich sehr viel mit Canva. Ich nutze es nicht nur für Posts, sondern auch für Titelbilder, Präsentationen oder kleine Reportings. Das Tool ist flexibel, intuitiv und spart unglaublich viel Zeit. Für Videos nutze ich vor allem CapCut, InShot oder Edits. Ein gutes Schnittprogramm ist für mich ein Muss, da Reels eine so große Rolle spielen. Zusätzlich nutze ich Epidemic Sound, um sicherzugehen, dass ich lizenzfreie Musik verwende und keine bösen Überraschungen erlebe, weil ich Musik nutze, die urheberrechtlich geschützt ist.
Und natürlich nutze ich KI, vor allem ChatGPT! Sie hilft mir, Gedanken zu sortieren, Strukturen zu entwickeln und Prozesse effizienter zu gestalten. KI ist kein Ersatz für Kreativität, aber eine starke Unterstützung im Workflow. Custom GPTs unterstützen mich außerdem bei der Erstellung von Reel-Skripts oder der Planung von Drehterminen.

5.

Was sind die aktuell größten Herausforderungen für Instagram Management? Und wie sollten Instagram-Verantwortliche damit umgehen?

Eine der größten Herausforderungen ist zweifellos der Faktor Zeit. Die meisten Mitarbeitenden betreuen Instagram nicht hauptberuflich, sondern tun dies zusätzlich zu vielen anderen Aufgaben in den Bereichen Marketing, Kommunikation oder Öffentlichkeitsarbeit. Die Erwartungen – gerade von Abteilungs- und Teamleitungen – sind dabei hoch, die Ressourcen dagegen oft sehr begrenzt. Oft fehlt nicht die Idee, sondern die Zeit, sie umzusetzen. Zudem sehen viele Vorgesetzte nicht die unsichtbare Arbeit dahinter: Recherche, Redaktionsplanung, Bearbeitung, Community Management, Reporting, Abstimmungen, Freigaben. Instagram ist eben nicht „mal schnell gemacht“ und das muss intern gut kommuniziert werden. Hinzu kommt, dass der „Social“-Aspekt zunehmend in den Hintergrund rückt – besonders durch KI-Content. Dabei lebt Instagram von Nähe, Persönlichkeit und Dialog!
Mein Rat an alle Instagram Manager: Bleibt realistisch, setzt Prioritäten, vereinfacht Formate und schätzt die eigenen Kapazitäten ehrlich ein. Und: Mut zur Imperfektion! Menschen reagieren auf Echtheit, nicht auf Perfektion.

6.

Welchen Ratschlag würdest du angehenden Instagram Managerinnen und Managern geben? Und wo siehst du aktuell die meisten Weiterbildungsbedarfe im Bereich Instagram?

Mein wichtigster Rat: Mutig bleiben! Da sich Instagram ständig verändert, sollten Menschen, die in diesem Beruf arbeiten, bereit sein, Neues auszuprobieren, Dinge zu hinterfragen und Formate weiterzuentwickeln. Kreativität wächst, wenn man neugierig bleibt und sich etwas Freiraum gibt. Unperfekte Inhalte sind die besten, weil sie menschlich sind. Instagram lebt von Persönlichkeit und einer echten Handschrift! Mit ein bisschen Leichtigkeit, Selbstironie und Freude an der Kommunikation funktioniert Instagram viel besser als mit reiner Leistungsorientierung. Und ganz zentral ist es, die eigene Community immer im Blick zu behalten!
Weiterbildungsbedarfe sehe ich vor allem in drei Bereichen: 1. Reels und Video: Viele haben gute Ideen, aber Angst vor der Umsetzung. 2. Das strategische Arbeiten: Nehmt euch Zeit, Ziele, Zielgruppen, Botschaften und Formate festzulegen und zu priorisieren. 3. Das tägliche Doing: effizientere Workflows, einfache Tools, mobile Produktion und ein besseres Verständnis für die Instagram-Mechaniken.