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Projekt- und Zeitmanagement: Mit den richtigen Methoden zum Erfolg

Immer wieder neue Projekte und eine wachsende Aufgabenvielfalt – hier können systematisches Projekt- und Zeitmanagement helfen, den Überblick zu behalten und strukturiert vorzugehen. Andrea Tenorth, Organisationsexpertin und Leiterin des Kurses „Projektmanagement und Zeitmanagement“ erklärt im Interview, was einen günstigen Projektverlauf ausmacht und welche Tools beim Projektmanagement helfen.

Frau Tenorth, was bedeutet eigentlich projektorientiertes Arbeiten?
Im Arbeitsalltag im Medienunternehmen gibt es immer mehr Aufgaben, die der einzelne Mitarbeiter – vom Redakteur bis zum Produktmanager – nicht nach einem Standardablauf alleine an seinem Schreibtisch abarbeiten kann. Es müssen neue technische Entwicklungen berücksichtigt oder neue Produktformen entwickelt werden, neue Kommunikationswege genutzt und Kompetenzen gebündelt werden. Das alles sind Anforderungen, die es auch in Projekten gibt: Für eine Aufgabe innerhalb eines befristeten Zeitraums muss ein Ziel definiert und erreicht werden. Dafür hat das Projektmanagement viele nützliche Tools entwickelt, die man sehr gut auch in anderen Arbeitskontexten verwenden kann. Das verstehe ich dann unter „projektorientiert arbeiten“.

Was begünstigt einen reibungslosen Projektverlauf – und was behindert ihn?
Man kann einen Projektverlauf besser steuern, wenn man es schafft, das relevante Wissen, das die Mitglieder der Projektgruppe mitbringen, auch in die Projektarbeit einzubinden. Genauso wichtig ist es, den Kontext und die Rahmenbedingungen zu kennen, zu verstehen und mit allen Beteiligten (vom Auftraggeber bis zum Projektmitarbeiter) so zu kommunizieren, dass jeder weiß, wo das Projekt steht und was er oder sie zu tun hat. Wenn das klappt, läuft auch das Projekt. Schwierig wird es immer dann, wenn das Ziel nicht ausreichend klar definiert ist und vom Start weg Erwartungen und realistische Projekt-Ergebnisse nicht zusammen passen. Schwierig wird es auch, wenn es keinen geregelten Weg gibt, wie mit Planabweichungen umgegangen werden soll.

Wie hängen Projekt- und Zeitmanagement zusammen?
Projekte sind immer zeitlich begrenzt, d.h. eine charakteristische Anforderung des klassischen Projektmanagements ist es, zu einem festen Zeitpunkt ein Ergebnis abzuliefern. Das gilt übrigens auch für agiles Projektmanagement: Auch hier wird im Voraus genau festgelegt, wann der Kunde mit konkreten Ergebnissen zu rechnen hat. Deshalb ist die Zeitplanung bzw. Zeitbegrenzung auch ein wichtiger Bestandteil jeglicher Projektmanagementmethodik. Dazu kommt dann noch die Selbstorganisation: Ein gutes Selbst- und Zeitmanagement ist Voraussetzung, neben dem Tagesgeschäft überhaupt noch Projekte abwickeln zu können. Deshalb macht es Sinn, diese beiden Themen in einem Seminar gemeinsam zu behandeln.

Welche Tools helfen dabei, den persönlichen Zeit- und Ressourcenaufwand für Projektaufgaben einzuschätzen?
Aus meiner Erfahrung heraus ist das größte Problem ein unklares Ziel und nicht geregelte Prioritäten. Dafür gibt es Tools wie das „Zielkreuz“ oder das „magische Dreieck“, um mit dem Auftraggeber, aber auch mit der Projektgruppe ein gemeinsames Verständnis von den Aufgaben und den Prioritäten zu bekommen. Zudem ist es wichtig, bei der Zeitplanung die beiden Faktoren „Aufwand“ und „Dauer“ nicht zu verwechseln und so gleich im Vorhinein in Verzug zu kommen. Ich halte daher sehr viel davon, mit einer „SWOT-Analyse“ zu Beginn eines Projektes die Ausgangslage zu erhellen und dann, wenn das Projektziel präzisiert wurde, eine „Risikoanalyse“ durchzuführen.
Für das persönliche Zeitmanagement ist das A und O, ehrlich mit sich selbst zu sein und genau darauf zu achten, wie man gerne und gut arbeitet, welche Zeiten für welche Arbeiten geeignet sind und dass man lernt, zwischen „dringlich“ und „wichtig“ zu differenzieren. Dabei gilt es auch, die „Zeitfresser“ genau im Auge zu behalten und „Nein-Sagen“ zu üben.

Sie wollen erfahren, mit welchen Methoden und Strategien Sie künftig Projekte besser planen und umsetzen können? Dann nehmen Sie teil am Seminar „Projektmanagement und Zeitmanagement“ mit Andrea Tenorth vom 04. bis 05. Juli in München.

2018-04-19T14:05:50+00:00

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